Система электронного документооборота: преимущества для крупных предприятий

17 сентября 2012 г. pashich Просмотров: 3332 RSS Обсудить
Обзоры

И у крупных компаний с миллионными бюджетами, и у маленьких фирм домашнего типа есть множество поклонников. Кто-то мечтает работать в офисе в центре города, одеваться по дресс-коду, соответствовать корпоративной культуре, и всем своим внешним видом демонстрировать успешную карьеру. Кого-то вполне устраивает небольшая квартира в спальном районе, арендованная под рабочее помещение, и сотрудники, с которыми можно вместо обеда поиграть во дворе в пинг-понг. У обоих моделей есть как свои преимущества, так и свои недостатки.

Сотрудники крупных предприятий в один голос говорят о том, что актуальной проблемой является большое количество бюрократии: для того, чтобы что-то сделать, нужно полдня пробегать, получая подписи и собирая нужные документы. Существует ли возможность как-то упростить документооборот в большой компании?

Да, причем сделать это можно без особых затрат и без необходимости нанимать и обучать новый персонал. Выход один – вводить систему электронного документооборота. Это дает возможность полностью отказаться от бумажного делопроизводства, и значительно повысить эффективность управления предприятием за счет экономии времени и рационального распределения рабочих ресурсов.Система электронного документооборота имеет множество преимуществ при хранении документов, их поиске, использовании и контроле за их исполнением. Во-первых, появляется возможность работать над документами коллективно. При этом в системе все продумано, и если над одним документов параллельно работают несколько сотрудников, то с помощью статусов файла можно последовательно вносить все изменения. По разным атрибутам документа, которые указываются при его добавлении, намного проще отыскать нужный файл – таким образом, экономится время на выборку документов.

Чем больше компания, тем больше объемы её документооборота, поэтому возникает потребность где-то хранить все эти документы. При внедрении электронного документооборота эта проблема полностью отпадает, потому что все документы хранятся в электронном виде, не требуя отдельных помещений и архивов. В программу вводится срок выполнения документа и промежуточные этапы, и система электронного документооборота сама напоминает, когда необходимо проконтролировать его выполнение.

Отдельного внимания заслуживает система безопасности: доступ с незарегистрированной рабочей станции невозможен, благодаря чему обеспечивает защита информации на высоком уровне.

Поделиться с друзьями   facebook.com vkontakte.ru odnoklassniki.ru mail.ru ya.ru livejournal.ru